Ein Haushaltsbuch führen soll alle Probleme lösen? Zumindest können wir uns damit unsere finanzielle Ausgangssituation visualisieren und unser Ausgabeverhalten bewusst werden.
Auf das Wesentliche reduziert, ist ein Haushaltsbuch eine Übersicht über die (gesamten) privaten Einnahmen und Ausgaben in einem bestimmten Zeitraum – eine s.g. Einnahmen-Ausgaben-Übersicht.
In diesem Artikel haben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung der eigenen Einnahmen-Ausgaben-Übersicht dokumentiert, indem wir alle Buchungen aus unseren Konten in eine CSV-Datei exportieren und diese in Excel importiert mit wenigen Anpassungen bearbeiten.
Einnahmen-Ausgaben-Übersicht – die Basis der privaten Finanzplanung
Bei einer privaten Einnahmen-Ausgaben-Übersicht werden die Einnahmen und Ausgaben in einem bestimmten Zeitraum gegenüber gestellt.
Diese Übersicht kann für die private Finanzplanung als Basis für zukünftige Zahlungen werden, beispielsweise wenn eine bestimmte Sparquote erreicht werden soll und zukünftige Ausgaben geplant werden sollen.
Die Erstellung der Einnahmen-Ausgaben-Übersicht erfolgt üblicherweise über das detaillierte Führen eines Haushaltsbuchs – physisch oder digital bspw. via App. Alternativ gibt es die Möglichkeit die privaten Einnahmen und Ausgaben aus unserem Bankkonto aggregiert in einer Datei zu exportieren, um dann daraus eine Übersicht beispielsweise in Excel zu erstellen.
Viele Banken in Deutschland ermöglichen uns einen Export der aggregierten Kontoumsätze
Die meisten Banken bieten uns mittlerweile die Möglichkeit die Kontoumsätze – sowohl für das Giro-, Tagesgeld oder Kreditkartenkonto – als CSV-Datei zu exportieren.
Nachfolgend ist eine Übersicht ausgewählter Banken und die jeweiligen Exportmöglichkeiten aufgeführt, welche einen Export der Kontoumsätze integriert haben:
| Bank / Anbieter | Exportmöglichkeit |
|---|---|
| Comdirect | CSV |
| Commerzbank | CSV |
| Consorsbank | CSV, Excel |
| DKB | CSV |
| Fidor | CSV |
| ING | CSV |
| N26 | CSV |
| Stand: Januar 2021 |
Sollte ein Anbieter oder Exportmöglichkeit fehlen bzw. die Tabelle nicht mehr aktuell sein, gebt uns gerne Bescheid.
Praxistipp: In 5 Schritten zur eigenen Einnahmen-Ausgaben-Übersicht
Am Beispiel der Comdirect haben wir die Erstellung einer eigenen Einnahmen-Ausgaben-Übersicht basierend auf einem Export der Kontoumsätze in einer CSV-Datei und Bearbeitung mit Excel dokumentiert und in 5 Schritte aufgeteilt.
Das unten aufgeführte Vorgehen kann ähnlich auch für andere Tabellenkalkulationsprogramme und CSV-Exports bei anderer Banken angewendet werden.
1. Export der Kontoumsätze
Für den Export unserer Kontoumsätze in eine CSV-Datei öffnen wir das Online-Banking der Comdirect und wählen in unserem Girokonto einen geeigneten Zeitraum zum Anzeigen der Kontobewegungen aus.
Am Ende der Seite finden wir bei der Comdirect die Möglichkeit die Buchungen, als CSV-Datei zu exportieren.
2. Import in Excel
Die Kontobuchungen in der exportierten CSV-Datei importieren wir in Excel, damit wir diese in einer übersichtlichen Tabelle darstellen können.
Dazu können wir folgendermaßen vorgehen:
- Excel öffnen
- „Datei“ ➡️ „Importieren“
- Dateityp für den Import auswählen: „CSV-Datei“ ➡️ „Importieren“
- Im Auswahlfenster nach der gespeicherten CSV-Datei aus unserem Online-Banking-Konto suchen, die Auswahl bestätigen und mit „OK“ importieren
- „Textimport Assistent“ öffnet sich
- Schritt 1 von 3: Bei Bedarf Dateiursprung korrigieren, bspw. von Macintosh auf Windows umstellen und im Vorschaufenster Veränderungen beobachten
- Schritt 2 von 3: „Semikolon“ als Trennzeichen definieren (kann sich bei CSV-Dateien anderer Banken unterscheiden – ausprobieren).
Im Vorschaufenster prüfen, dass Text wie gewünscht in ein Tabellenformat aufgeteilt wird. - Schritt 3 von 3: Meist sind keine Anpassungen nötig.
Wir können bei Bedarf das Spaltenformat oder Trennzeichen für Zahlen definieren. Änderungen sind nachträglich ebenfalls möglich.
- Import der Daten in ein Arbeitsblatt: „Vorhandenes Datenblatt“ auswählen und bestätigen der Vorauswahl mit „OK“.
- Daten werden in der ausgewählten Zelle eingefügt.
Die einzelnen Kontobuchungen sind damit in einzelnen Zeilen aufgelistet und mit den Attributen: Buchungstag, Wertstellung, Vorgang, Buchungstext und Umsatz in EUR in fünf Spalten dargestellt.
Im nächsten Schritt definieren wir für jede Buchung eine eigene Kategorie.
3. Bearbeiten der Daten
Zur Anzeige der ersten Ergebnisse werden wir den Datensatz erweitern und jeder Buchung (Zeile) eine Kategorie zuweisen.
- Formatieren der Daten in ein Tabellenformat
- Datensatz (Kontobuchungen mit allen Spalten) inklusive Titelzeile markieren
- „Einfügen“ ➡️ „Tabelle“ (Kontrollkästchen aktivieren, da im Datenbereich die Überschriften (Titelzeile) bereits ausgewählt wurde)
- Jeder Buchung (Zeile) eine „Kategorie“ zuweisen – hier: Einnahmen, Ausgaben oder Umbuchung (für Überweisungen zwischen unseren Konten, welche sich nicht auf unsere Liquidität auswirken)
- Neue Spalte einfügen: In Zelle neben der Spalte „Umsatz in EUR“ bspw. „Kategorie“ schreiben
- Umsätze absteigend sortieren („Filter“ auswählen)
- In Spalte „Kategorie“ einfügen:
- Alle positiven Umsätze: „Einnahme“
- Alle negativen Umsätze: „Ausgabe“
- Umbuchungen identifizieren (sofern vorhanden): „Umbuchungen“
Für einen ersten groben Überblick der Einnahmen-Ausgaben-Übersicht werden diese drei Kategorien wahrscheinlich ausreichen und wir können uns die ersten Ergebnisse anzeigen lassen.
4. Erstellen der Einnahmen-Ausgaben-Übersicht
Zur Darstellung der Ergebnisse nutzen wir die Hilfe einer sogenannten Pivot-Tabelle. (Anm.: Alternativ könnte beispielsweise mit einer „SUMIF“- / „SUMMEWENN“-Funktion das gleiche Ergebnis in einer separaten Tabelle dargestellt werden.)
- Wir markieren den gesamten Tabellenbereich (Oben links die Tabelle auswählen, wenn das Hand-Symbol erscheint)
- Reiter „Einfügen“ und „Pivot-Tabelle“ auswählen
- Erstellen der Pivot-Tabelle im neuen Fenster mit „OK“ bestätigen
- Definieren der Werte (siehe dazu angefügtes Bild):
- Spalten ➡️ „Kategorie“
- Zeilen ➡️ „Buchungstag“
- Werte ➡️ „Umsatz in EUR“
- Optional: Zellformat als Währung anpassen (Tabelle links markieren und über „Format“ ➡️ „Zelle“ im Reiter „Kategorie“ bspw. Währung auswählen und nach Präferenz anpassen).
Auf der rechten Seite sehen wir das Ergebnis der Einnahmen-Ausgaben-Übersicht als Pivot-Tabelle dargestellt.
Die letzte Spalte in der Pivot-Tabelle (Grand Total rechts) ist unser monatlicher Überschuss.
Die letzte Zeile in der Pivot-Tabelle (Grand Total unten) führt die gesamten Ausgaben (in rot), Einnahmen und Überschuss (Sparbetrag) für die beispielhaften Werte eines Jahres auf.
Für das aufgeführte Beispiel bedeutet das: Wir hatten einen Überschuss von 5.837 EUR – der Sparbetrag in einem Jahr.
5. Visualisieren als Diagramm
Die Visualisierung der Ergebnisse in einer Grafik können wir beispielsweise mit der Excel-Funktion „Diagramm“ umsetzen.
- Auswahl einer beliebigen Zelle innerhalb der Pivot-Tabelle
- Erstellen des Diagramms (Reiter „Einfügen“ ➡️ bspw. „Säulendiagramm“ auswählen
Der Vorteil einer Pivot-Tabelle ist, dass sich Änderungen in der Datengrundlage automatisch auf die Ergebnisse auswirken und das Diagramm ebenfalls aktualisiert. Sollten beispielsweise nachträglich Fehler bei der Zuweisung einer Kategorie entdeckt werden, können diese im Datensatz korrigiert werden und die Pivot-Tabelle und Diagramm wird mit der Aktualisierung der Pivot-Tabelle (Auswahl der Pivot-Tabelle, im Reiter „Analysieren“ ➡️ „Aktualisieren“) angepasst.
Bonustipp:
Detailliertere Ergebnisse zur Analyse der Ausgaben können durch die Definition zusätzlicher „Unterkategorien“ in einer weiteren Hilfsspalte erstellt werden. Beispielsweise: Miete, Essen, Konsum, Urlaub, etc., um herauszufinden wofür wie viel Geld ausgegeben wurde. Dafür sind beispielsweise folgende zwei Schritte nötig:
- In Schritt 3 „Bearbeiten der Daten“ weitere Spalte hinzufügen, z.B. „Unterkategorie“
- In Schritt 4 „Erstellen der Einnahmen-Ausgaben-Übersicht“ die „Unterkategorie“ in den Pivot-Tabellen Feldern ergänzen.
Anmerkungen & Quellen
Titelbild: Kelly Sikkema on Unsplash
Screenshots und Daten sind anonymisierte Beispieldaten.